SPECIFIC TERMS AND CONDITIONS

La participación en GAMING BUSINESS ROUND, es individual e intransferible, debe diligenciarse únicamente ante 3A PRODUCCIONES, por correo electrónico o documento escrito. El número de productos a exhibir debe guardar relación directa con el espacio que ocupe el expositor. Solo se puede exponer los productos, elementos y materiales que hayan ingresado legalmente al país en que tenga ocasión el evento y con el cumplimiento de la reglamentación legal vigente, que guarde relación con la muestra comercial. La aceptación de la solicitud de participación obliga al expositor a ocupar la zona adjudicada, velar por su seguridad interna y mantenerla debidamente presentada y atendida, desde la iniciación hasta la clausura del evento, por medio de una persona capacitada y responsable que atienda al público con las explicaciones que éste solicite.

La empresa organizadora del evento no se hace responsable del  ingreso de los equipos y maquinaria de los expositores a México, como tampoco se puede encargar del bodegaje en el Centro de Convenciones, hotel o recinto ferial, debido a que estos lugares no cuentan con lugares disponibles para almacenar o guardar temporalmente mercancía, por lo que cada uno de los expositores deberá por su cuenta, destinar un lugar para este fin, si así lo requirieran.

RECEPCIÓN DEL ÁREA ARRENDADA

Se conviene, que los expositores, una vez hayan cancelado la totalidad de las rentas estipuladas en el contrato firmado, ocuparán las áreas arrendadas, únicamente los días y horarios que a continuación se especifican:

En el caso de los expositores, por cualquier causa, incumplan el horario que ha quedado establecido, se obligan a pagar a 3 A Producciones el importe de la(s) tarifa(s) por hora extra correspondiente(s) al o los salones o salas involucrados, las cuales se calcularán estimando el costo de la tarifa establecida(s) en el contrato, más el 50% y dividiéndolo entre 15 horas  más el impuesto correspondiente, considerando dicho horario extra desde las 22:00 hs. hasta las 07:00 hs. Esta suma se deberá liquidar al término de la vigencia del contrato, sin que por eso se entienda modificado el horario establecido o prorrogada la vigencia.

TERMINOS DE PAGO

El organizador 3 A Producciones enviara al expositor facturas por los pagos convenidos correspondientes a los derechos de participación. El expositor deberá cancelar la totalidad del valor del stand con quince (15) días de anticipación al evento.

CANCELACIÓN RESERVA

Si el expositor decide cancelar su participación o modificar el tamaño/ lugar de su stand, el organizador confirmará si tal cancelación o modificación es aceptada, el expositor deberá informar a 3 A Producciones en forma fehaciente hasta un (1) mes  antes del inicio del evento su decisión de cancelar la participación. El expositor deberá abonar el 30% del total del importe correspondiente al espacio contratado para confirmar su reserva, este dinero no será reembolsable en caso de cancelación por concepto de multa. El expositor deberá abonar el 100% de la superficie contratada si cancela su participación quince días 15 antes al evento. Las partes convienen en revisar el presente contrato con la finalidad de incrementar la contraprestación establecida en el párrafo que antecede, en caso de que durante la vigencia del mismo se presente una fluctuación cambiaria de la moneda, y/o variación del Índice Nacional de Precios al Consumidor publicada por el Banco de México, S.N.C. o el Banco de la República en Colombia.

NO OCUPACION Y CESION

La renuncia del expositor a ocupar el espacio solicitado y/o asignado y la no ocupación del stand  por el expositor faculta al organizador a cancelar la condición de Expositor y el derecho al stand con la pérdida total para el Expositor de la suma acreditada. En este caso el organizador podrá disponer del espacio en la forma que estime conveniente.

El expositor no podrá ceder, compartir, vender, donar ni transferir su stand o parte del mismo, salvo expresa autorización por escrito del organizador  3 A Producciones. Tampoco podrá presentar otra marca diferente a la que figura en el contrato, lo que lo hace acreedor a una multa por el 50% del valor del espacio contratado.

CONSEJOS ANTES DEL EVENTO

• Identificación de los objetivos empresariales a nivel de mercadeo y comercial que se deben cumplir en la participación.
• Identificar los objetivos de comunicación a lograr.
• Elección de productos a exhibir y definición del marketing.
• Selección de stand y arriendo del espacio, construcción y decoración del Stand, material POP, gastos de personal y de viaje, otros.
• Material de promoción, estrategias de publicidad, prensa y RRPP, invitaciones y citas previas (Mínimo tres)
• Capacitación de personal de atención al público y embarque de mercadería.

DURANTE EL EVENTO

• Seguimiento al personal.
• Seguimiento a invitaciones.
• Comportamiento de los precios y estrategias promocionales.
• Conocimiento de la competencia.
• Impacto y aceptación de los productos por parte de los clientes potenciales.
• Creación de base de datos de clientes potenciales.
• Presencia en medios, catalogo oficial de la feria, seminarios patrocinios.

DESPUES DEL EVENTO

• Supervisión de desmontaje y reembarque o nacionalización de mercadería.
• Seguimiento de los contactos realizados inmediato.
• Mediación de resultados inmediatos y comparación con los objetivos.
• Análisis final de costos.
• Informe final sobre la feria con recomendaciones para futuras participaciones.

NORMAS DE SEGURIDAD

Queremos presentar a su consideración algunas importantes recomendaciones de seguridad; que si son tenidas en cuenta, evitaran anomalías se seguridad en contra de ustedes y de la misma organización:

1. Se debe llegar a la hora señalada para la apertura de los pabellones y así evitar cualquier tipo de anomalía en el stand.

2. Si por alguna causa, llega antes de la hora señalada a la apertura de los pabellones no podrá ingresar ya que en el horario de apertura como de cierre son de estricto cumplimiento.

3. Por medidas de seguridad, se hace necesario la autorización por parte del departamento de seguridad del Centro de Convenciones, hotel o recinto ferial, para la contratación del personal de aseo y nos reservamos el derecho de admisión de dichas personas.

4. Es de aclarar que la seguridad que presta la organización del evento es global y por tal razón no responde por perdidas que se presenten durante el tiempo en que esté abierta al público. El departamento de seguridad le sugiere no dejar el stand solo por ningún motivo, durante el tiempo que haya atención al público cualquier eventualidad al respecto será de su absoluta responsabilidad.

5. Es recomendable que los elementos como carteras, calculadoras, maletines, microcomputadores, teléfonos celulares y joyas que sean de su uso personal sean guardados bajo llave.

6. Toda persona sin excepción podrá ser registrada por el personal de vigilancia al cierre y salida de cada pabellón. Es aconsejable que el personal que trabaje con usted en el montaje, feria o desmontaje sea de su pleno conocimiento y confianza.

7. No olvide contratar las pólizas de seguro que amparen su mercancía contra todo riesgo.

8. Sr. expositor antes del cierre del pabellón verifique que su stand haya quedado cerrado y no olvide sus objetos personales al salir. También debe prevenir que su stand quede con todas las medidas de seguridad.

9. Cuando se le presente dificultades en materia de seguridad ubique al supervisor de pabellón, quien estará dispuesto a colaborarle.

10. Dar aviso inmediato al departamento de seguridad o informe al supervisor de pabellón si ve personas sospechosas en los cierres y apreturas durante las jornadas de feria.

11. Sr. Expositor; se recomienda portar la credencial en todo momento durante su permanencia en recinto ferial el montaje, evento o desmontaje.

12. Se le recomienda que vigile con especial cuidado computadores personales, teléfonos celulares y reproductores de video, durante el proceso de montaje, evento o desmontaje.

13. En caso de EMERGENCIA, debe comunicarse con el Director de Producción, Señor Luis Guillermo Potes.